Neue Funktionen für Office 365 angekündigt

Im Rahmen seines SharePoint Virtual Summit hat Microsoft eine ganze Reihe von neuen Funktionen für SharePoint Online und OneDrive for Business vorgestellt, die noch im Laufe dieses Jahres in Office 365 ausgerollt werden. Zu den Neuerungen zählen unter anderem das direkte Teilen von Office 365 Dateien auf Windows oder Mac Computern, ein deutlich überarbeitetes Admin Center für SharePoint Online, eine neue SharePoint Vorlage für Kommunikationsseiten sowie die personifizierte Suche.

Freigeben von Dateien aus Explorer und Finder

Sowohl für den Datei Explorer auf Windows, als auch für den Finder auf MacOS wird es zukünftig möglich, Dateien direkt - aber auch ganze Dateiordner - Einzelpersonen, internen Teams oder externen Arbeitsgruppen freizugeben. Das Softwareunternehmen möchte laut eigener Aussage so den Datenaustausch zwischen den Anwendern vereinfachen, da es dann nicht mehr erforderlich ist, ins Web oder in eine spezielle App zu wechseln. Die Freigabe von Dateien und Ordnern folgt dabei den gleichen Einstellungen zur Datensicherheit, wie die Funktionen im Web. Geteilte Dokumente können auch im Explorer oder Finder mit einem Ablaufdatum gekennzeichnet werden, nach dessen Erreichen der Zugriff verweigert wird. Überhaupt können diese, aber auch alle anderen Einstellungen der Zugriffsrechte jederzeit geändert werden. Am Zugriff selbst ändert sich nichts, die geteilten Dokumente können mit jedem kompatiblen Gerät mit Betriebssystemen wie Windows, MacOS, iOS oder Android bearbeitet werden.  

Der Funktionsumfang des Cloudspeicherdiensts OneDrive erhält in Zukunft aber noch ein weiteres Feature, das schon eine Woche zuvor auf der Entwicklerkonferenz "Build" von Microsoft angekündigt wurde: "OneDrive Files On-Demand". Mit Files On-Demand ist der Zugriff auf alle Dateien in der Cloud (OneDrive und / oder OneDrive for Business) möglich, ohne diese auf ein Gerät herunterladen zu müssen. Öffentlich verfügbar wird das Feature allerdings erst im Herbst, mit dem Erscheinen des "Creator Fall Updates" für Windows 10.

Neue Vorlage und Webpart für die Unternehmenskommunikation

Ab dem Sommer soll in SharePoint Online eine neue Vorlage für die Erstellung von Websitesammlungen zur Verfügung stehen: SharePoint Communication Sites. Mit dieser Vorlage kann, selbstständig und in kürzester Zeit, ein ansprechender Intranet Auftritt mit Bildergalerien, interaktiven Karten, Video Streams und einem neuen Event-Webpart erstellt werden. Nach Meinung von Microsoft lässt sich mit einer SharePoint Communication Site ein viel größeres Publikum im Unternehmen erreichen und dieses damit auch wesentlich einfacher informieren oder in Entscheidungsprozesse einbeziehen, als es mit einer herkömmlichen Team-Website bisher möglich wäre. Spezielle Anforderung seitens des Clients bestehen nicht, eine SharePoint Communication Site steht über alle Plattformen zur Verfügung. 

SharePoint-Formulare mit PowerApps und Microsoft Flow

Eine weitere Neuerung in SharePoint Online erhalten die Bibliotheken und Listen. Mit Hilfe von PowerApps können in der Zukunft benutzerdefinierte Formulare erstellt werden, die im direkten Kontext zur SharePoint Liste oder zur Bibliothek stehen. Benutzer sind dann in der Lage mit diesen benutzerdefinierten PowerShell Formularen Daten zu bearbeiten, anstatt mit den herkömmlichen SharePoint Formularen. Zudem hat Microsoft die Integration der Automatisierungslösung Microsoft Flow weiter verbessert. Vordefinierte Genehmigungs-Workflows lassen sich zukünftig leicht mit individuellen Anmerkungen oder Kommentaren versehen und Genehmigungen können direkt aus einer E-Mail heraus erteilt werden.

Erweiterte personalisierte Suche

Mittels Technologien wie Maschinelles Lernen oder Künstliche Intelligenz aus Microsoft Graph versucht der Softwarekonzern in SharePoint Online bessere Suchergebnisse zu erzielen. Neu ist dabei, dass die Suche nicht mehr nur auf Webseiten, Dokumente und Nachrichten beschränkt ist, sondern zukünftig Personen aus der eigenen Organisation miteinbezieht, deren hinterlegte Erfahrungen, Wissen oder Interessen im Office 365 Profil bei einer Suchanfrage relevant sind.

Neues SharePoint Admin Center

Ein weiteres Feature betrifft dagegen weniger den Endanwender als vielmehr die Administration von Office 365 und SharePoint Online. So wird im letzten Quartal dieses Jahres das neue Admin Center für SharePoint Online öffentlich zugänglich. Demnach steht nicht nur ein deutlich überarbeitetes Service Health-Dashboard mit interaktiven Nutzungsberichten und zentralen Nachrichten-Center zur Verfügung sondern auch die Funktion alle SharePoint-Websitesammlungen anzuzeigen, zu filtern und zu konfigurieren - einschließlich der Websitesammlungen, die mit Office 365-Gruppen verbunden sind.

Office 365 Kunden der Deutschen Cloud müssen sich gedulden

In einem Blogbeitrag weist Microsoft Deutschland darauf hin, dass alle neuen Funktionen erst in den europäischen Rechenzentrumsregionen ausgerollt werden und demzufolge auch nur Kunden mit Office 365 Abonnement für die entsprechenden europäischen Regionen zur Verfügung stehen. Wie lange sich Kunden mit einem Office 365 Abonnement der Deutschen Cloud gedulden müssen, wurde allerdings nicht genannt.

Sources: Microsoft, Microsoft Deutschland